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Comunicazione efficace

 

Vuoi comunicare meglio? Questi suggerimenti ti aiuteranno a evitare malintesi, a cogliere il vero significato di ciò che viene comunicato e a migliorare notevolmente il tuo lavoro e le tue relazioni personali.

Cos’è una comunicazione efficace?

Una comunicazione efficace non riguarda solo lo scambio di informazioni. Si tratta di comprendere l’emozione e le intenzioni dietro le informazioni. Oltre a essere in grado di trasmettere chiaramente un messaggio, devi anche ascoltare in un modo che acquisisca il pieno significato di ciò che viene detto e faccia sentire l’altra persona ascoltata e compresa.

Una comunicazione efficace sembra che dovrebbe essere istintiva. Ma troppo spesso, quando proviamo a comunicare con gli altri, qualcosa va fuori strada. Diciamo una cosa, l’altra persona sente qualcos’altro e ne derivano incomprensioni, frustrazione e conflitti. Ciò può causare problemi a casa, a scuola e nei rapporti di lavoro.

Per molti di noi, comunicare in modo più chiaro ed efficace richiede l’apprendimento di alcune abilità importanti. Che tu stia cercando di migliorare la comunicazione con il tuo coniuge, figli, capo o colleghi, l’apprendimento di queste abilità può approfondire i tuoi legami con gli altri, creare maggiore fiducia e rispetto e migliorare il lavoro di squadra, la risoluzione dei problemi e la tua salute sociale ed emotiva in generale.
Cosa ti impedisce di comunicare in modo efficace?

Le barriere comuni a una comunicazione efficace includono:

Stress ed emozioni fuori controllo. Quando sei stressato o emotivamente sopraffatto, è più probabile che tu interpreti male le altre persone, invii segnali non verbali confusi o scoraggianti e cadi in schemi di comportamento malsani. Per evitare conflitti e incomprensioni, puoi imparare a calmarti rapidamente prima di continuare una conversazione.

Mancanza di concentrazione. Non puoi comunicare in modo efficace quando sei multitasking. Se stai controllando il tuo telefono , pianificando cosa dirai dopo o sognando ad occhi aperti, sei quasi certo di perdere segnali non verbali nella conversazione. Per comunicare in modo efficace, devi evitare distrazioni e rimanere concentrato.

Linguaggio del corpo incoerente. La comunicazione non verbale dovrebbe rafforzare ciò che viene detto, non contraddirlo. Se dici una cosa, ma il tuo linguaggio del corpo dice qualcos’altro, il tuo ascoltatore probabilmente sentirà che sei disonesto. Ad esempio, non puoi dire “sì” mentre scuoti la testa di no.

Linguaggio del corpo negativo. Se non sei d’accordo o non ti piace ciò che viene detto, potresti usare un linguaggio del corpo negativo per respingere il messaggio dell’altra persona, come incrociare le braccia, evitare il contatto visivo o battere i piedi. Non devi essere d’accordo, o anche come quello che viene detto, ma per comunicare in modo efficace e non mettere l’altra persona sulla difensiva, è importante evitare di inviare segnali negativi.
Abilità di comunicazione efficace 1: Diventa un ascoltatore impegnato

Quando comunichiamo con gli altri, spesso ci concentriamo su ciò che dovremmo dire. Tuttavia, una comunicazione efficace consiste meno nel parlare e più nell’ascoltare. Ascoltare bene significa non solo comprendere le parole o le informazioni che vengono comunicate, ma anche comprendere le emozioni che chi parla sta cercando di trasmettere.

C’è una grande differenza tra l’ascolto impegnato e il semplice sentire. Quando ascolti davvero, quando sei impegnato con ciò che viene detto, sentirai le sottili intonazioni nella voce di qualcuno che ti dicono come quella persona si sente e le emozioni che sta cercando di comunicare. Quando sei un ascoltatore impegnato, non solo capirai meglio l’altra persona, ma la farai sentire ascoltata e compresa, il che può aiutarti a costruire una connessione più forte e più profonda tra di te.

Comunicando in questo modo, sperimenterai anche un processo che riduce lo stress e supporta il benessere fisico ed emotivo. Se la persona con cui stai parlando è calma, ad esempio, ascoltare in modo impegnato ti aiuterà a calmare anche te. Allo stesso modo, se la persona è agitata, puoi aiutarla a calmarla ascoltandola con attenzione e facendola sentire compresa.

Se il tuo obiettivo è comprendere appieno e connetterti con l’altra persona, ascoltare in modo coinvolto spesso ti verrà naturale. In caso contrario, prova i seguenti suggerimenti. Più li pratichi, più soddisfacenti e gratificanti diventeranno le tue interazioni con gli altri.
Suggerimenti per diventare un ascoltatore impegnato

Concentrati completamente sull’altoparlante. Non puoi ascoltare in modo impegnato se controlli costantemente il telefono o pensi a qualcos’altro. Devi rimanere concentrato sull’esperienza momento per momento per cogliere le sottili sfumature e gli importanti segnali non verbali in una conversazione. Se trovi difficile concentrarti su alcuni oratori, prova a ripetere le loro parole nella tua testa: rafforzerà il loro messaggio e ti aiuterà a rimanere concentrato.

Favorisci l’orecchio destro. Per quanto strano possa sembrare, il lato sinistro del cervello contiene i centri di elaborazione primari sia per la comprensione del parlato che per le emozioni. Poiché il lato sinistro del cervello è collegato al lato destro del corpo, favorire l’orecchio destro può aiutarti a rilevare meglio le sfumature emotive di ciò che qualcuno sta dicendo.

Evita di interrompere o cercare di reindirizzare la conversazione alle tue preoccupazioni. Dicendo qualcosa del tipo: “Se pensi che sia brutto, lascia che ti dica cosa mi è successo”. Ascoltare non è come aspettare il tuo turno per parlare. Non puoi concentrarti su ciò che qualcuno sta dicendo se stai formando ciò che dirai dopo. Spesso l’oratore può leggere le tue espressioni facciali e sapere che la tua mente è altrove.

Mostra il tuo interesse per ciò che viene detto. Ogni tanto annuisci, sorridi alla persona e assicurati che la tua postura sia aperta e invitante. Incoraggia l’oratore a continuare con piccoli commenti verbali come “sì” o “uh huh”.

Prova a mettere da parte il giudizio. Per comunicare in modo efficace con qualcuno, non è necessario che ti piacciano o che concordi con le sue idee, valori o opinioni. Tuttavia, devi mettere da parte il tuo giudizio e trattenere la colpa e le critiche per comprenderle appieno. La comunicazione più difficile, se eseguita con successo, può spesso portare a una connessione improbabile con qualcuno.

Fornire un feedback. Se sembra esserci una disconnessione, rifletti su ciò che è stato detto parafrasando. “Quello che sto ascoltando è” o “Sembra che tu stia dicendo” sono ottimi modi per riflettere. Non ripetere semplicemente ciò che l’oratore ha detto parola per parola, però, sembrerai insincero o poco intelligente. Invece, esprimi cosa significano per te le parole dell’oratore. Poni domande per chiarire alcuni punti: “Cosa intendi quando dici …” o “È questo che intendi?”
Ascolta l’emozione dietro le parole

Sono le frequenze più alte del linguaggio umano che trasmettono emozioni. Puoi entrare in sintonia con queste frequenze – e quindi capire meglio ciò che gli altri stanno realmente dicendo – esercitando i minuscoli muscoli dell’orecchio medio (il più piccolo del corpo). Puoi farlo cantando, suonando uno strumento a fiato o ascoltando alcuni tipi di musica ad alta frequenza (una sinfonia di Mozart o un concerto per violino, ad esempio, piuttosto che rock, pop o hip-hop a bassa frequenza).
Abilità 2: presta attenzione ai segnali non verbali

Il modo in cui guardi, ascolti, ti muovi e reagisci a un’altra persona dice loro di più su come ti senti di quanto le sole parole possano mai fare. La comunicazione non verbale, o linguaggio del corpo, include espressioni facciali, movimenti e gesti del corpo, contatto visivo, postura, tono della voce e persino tensione muscolare e respirazione.

Sviluppare la capacità di comprendere e utilizzare la comunicazione non verbale può aiutarti a entrare in contatto con gli altri, esprimere ciò che intendi veramente, affrontare situazioni difficili e costruire relazioni migliori a casa e al lavoro.

Puoi migliorare la comunicazione efficace utilizzando un linguaggio del corpo aperto: braccia non incrociate, in piedi con una posizione aperta o seduto sul bordo del sedile e mantenendo il contatto visivo con la persona con cui stai parlando.
Puoi anche usare il linguaggio del corpo per enfatizzare o migliorare il tuo messaggio verbale, ad esempio dando una pacca sulla spalla a un amico mentre gli fai i complimenti per il suo successo, ad esempio, o battendo i pugni per sottolineare il tuo messaggio.

Migliora il modo in cui leggi la comunicazione non verbale

Sii consapevole delle differenze individuali. Persone di diversi paesi e culture tendono a utilizzare diversi gesti di comunicazione non verbale, quindi è importante tenere in considerazione l’età, la cultura, la religione, il sesso e lo stato emotivo quando si leggono i segnali del linguaggio del corpo. È probabile che un adolescente americano, una vedova in lutto e un uomo d’affari asiatico utilizzino i segnali non verbali in modo diverso.

Considera i segnali di comunicazione non verbale come gruppo. Non leggere troppo in un singolo gesto o indizio non verbale. Considera tutti i segnali non verbali che ricevi, dal contatto visivo al tono della voce al linguaggio del corpo. Chiunque può scivolare di tanto in tanto e lasciare andare il contatto visivo, per esempio, o incrociare brevemente le braccia senza volerlo. Considera i segnali nel loro insieme per ottenere una migliore “lettura” su una persona.
Migliorare come consegnare la comunicazione non verbale

Usa segnali non verbali che corrispondono alle tue parole piuttosto che contraddirle. Se dici una cosa, ma il tuo linguaggio del corpo dice qualcos’altro, il tuo ascoltatore si sentirà confuso o sospetterà che tu sia disonesto. Ad esempio, sedersi con le braccia incrociate e scuotere la testa non corrisponde alle parole che dicono all’altra persona che sei d’accordo con quello che sta dicendo.

Regola i tuoi segnali non verbali in base al contesto. Il tono della tua voce, ad esempio, dovrebbe essere diverso quando ti rivolgi a un bambino rispetto a quando ti rivolgi a un gruppo di adulti. Allo stesso modo, prendi in considerazione lo stato emotivo e il background culturale della persona con cui stai interagendo.

Evita un linguaggio del corpo negativo. Usa invece il linguaggio del corpo per trasmettere sentimenti positivi, anche quando non li provi realmente. Se sei nervoso per una situazione, ad esempio un colloquio di lavoro, una presentazione importante o un primo appuntamento, puoi usare un linguaggio del corpo positivo per segnalare la tua sicurezza, anche se non lo senti. Invece di entrare provvisoriamente in una stanza con la testa abbassata, gli occhi distolti e scivolare su una sedia, prova a stare in piedi con le spalle indietro, sorridendo e mantenendo il contatto visivo, e stringendo con fermezza la mano. Ti farà sentire più sicuro di te e aiuterà a mettere a suo agio l’altra persona.
Abilità 3: Tieni sotto controllo lo stress

Quante volte ti sei sentito stressato durante un disaccordo con il tuo coniuge, figli, capo, amici o colleghi e poi hai detto o fatto qualcosa di cui in seguito ti sei pentito? Se riesci ad alleviare rapidamente lo stress e tornare a uno stato di calma, non solo eviterai tali rimpianti, ma in molti casi aiuterai anche a calmare l’altra persona. È solo quando sei in uno stato calmo e rilassato che sarai in grado di sapere se la situazione richiede una risposta o se i segnali dell’altra persona indicano che sarebbe meglio rimanere in silenzio.

In situazioni come un colloquio di lavoro, una presentazione aziendale, una riunione ad alta pressione o un’introduzione alla famiglia di una persona cara, ad esempio, è importante gestire le proprie emozioni, pensare in piedi e comunicare efficacemente sotto pressione.
Comunica in modo efficace rimanendo calmo sotto pressione
Usa tattiche di stallo per darti tempo per pensare. Chiedi di ripetere una domanda o di chiarire una dichiarazione prima di rispondere.
Fermati per raccogliere i tuoi pensieri. Il silenzio non è necessariamente una cosa negativa: la pausa può farti sembrare più in controllo che affrettare la tua risposta.
Fai un punto e fornisci un esempio o un’informazione di supporto. Se la tua risposta è troppo lunga o perplessi su una serie di punti, rischi di perdere l’interesse dell’ascoltatore. Segui un punto con un esempio e poi valuta la reazione dell’ascoltatore per dire se dovresti fare un secondo punto.
Esprimi chiaramente le tue parole. In molti casi, il modo in cui dici qualcosa può essere importante quanto quello che dici. Parla chiaramente, mantieni un tono uniforme e guarda negli occhi. Mantieni il tuo linguaggio del corpo rilassato e aperto.
Concludere con un riassunto e poi fermarsi. Riassumi la tua risposta e poi smetti di parlare, anche se lascia il silenzio nella stanza. Non devi riempire il silenzio continuando a parlare.
Rapido sollievo dallo stress per una comunicazione efficace

Quando una conversazione inizia a scaldarsi, hai bisogno di qualcosa di rapido e immediato per abbassare l’intensità emotiva. Imparando a ridurre rapidamente lo stress nel momento, puoi tranquillamente fare il punto sulle emozioni forti che stai vivendo, regolare i tuoi sentimenti e comportarti in modo appropriato.

Riconosci quando ti senti stressato. Il tuo corpo ti farà sapere se sei stressato mentre comunichi. I tuoi muscoli o lo stomaco sono tesi? Hai le mani serrate? Il tuo respiro è superficiale? Stai “dimenticando” di respirare?

Prenditi un momento per calmarti prima di decidere di continuare una conversazione o rimandarla.

Porta i tuoi sensi in soccorso. Il modo migliore per alleviare lo stress in modo rapido e affidabile è attraverso i sensi: vista, udito, tatto, gusto, olfatto o movimento. Ad esempio, potresti mettere una menta piperita in bocca, spremere una palla antistress in tasca, fare alcuni respiri profondi, stringere e rilassare i muscoli o semplicemente richiamare un’immagine rilassante e ricca di sensazioni. Ogni persona risponde in modo diverso agli input sensoriali, quindi è necessario trovare un meccanismo di coping che sia rilassante per te.

Cerca l’umorismo nella situazione. Se usato in modo appropriato, l’ umorismo è un ottimo modo per alleviare lo stress durante la comunicazione . Quando tu o le persone intorno a te iniziate a prendere le cose troppo sul serio, trova un modo per alleggerire l’atmosfera condividendo uno scherzo o una storia divertente.

Sii disposto a scendere a compromessi. A volte, se potete piegarvi un po ‘entrambi, sarete in grado di trovare una via di mezzo felice che riduce i livelli di stress per tutti gli interessati. Se ti rendi conto che l’altra persona si preoccupa molto di più di un problema di te, il compromesso potrebbe essere più facile per te e un buon investimento per il futuro della relazione.

Accetta di non essere d’accordo, se necessario, e prendi del tempo lontano dalla situazione in modo che tutti possano calmarsi. Se possibile, fai una passeggiata all’aperto o trascorri qualche minuto a meditare. Il movimento fisico o la ricerca di un posto tranquillo per ritrovare l’equilibrio possono ridurre rapidamente lo stress.
Abilità 4: fai valere te stesso

L’espressione diretta e assertiva rende la comunicazione chiara e può aiutare a rafforzare la tua autostima e le capacità decisionali. Essere assertivi significa esprimere i propri pensieri, sentimenti e bisogni in modo aperto e onesto, difendendosi e rispettando gli altri. NON significa essere ostili, aggressivi o esigenti. Una comunicazione efficace consiste sempre nel comprendere l’altra persona, non nel vincere una discussione o nel forzare le proprie opinioni sugli altri.
Per migliorare la tua assertività:
Valuta te stesso e le tue opzioni. Sono importanti quanto chiunque altro.
Conosci i tuoi bisogni e desideri. Impara a esprimerli senza violare i diritti degli altri
Esprimi pensieri negativi in modo positivo. Va bene essere arrabbiati , ma devi anche rimanere rispettoso.
Ricevi feedback positivamente. Accetta i complimenti con grazia, impara dai tuoi errori, chiedi aiuto quando necessario.
Impara a dire “no”. Conosci i tuoi limiti e non lasciare che gli altri si approfittino di te. Cerca alternative in modo che tutti si sentano bene riguardo al risultato.
Sviluppare tecniche di comunicazione assertive

L’affermazione empatica trasmette sensibilità all’altra persona. Per prima cosa, riconosci la situazione o i sentimenti dell’altra persona, quindi esponi le tue esigenze o opinioni. “So che sei stato molto impegnato al lavoro, ma voglio che tu trovi del tempo anche per noi.”

L’asserzione crescente può essere utilizzata quando i primi tentativi non hanno successo. Diventi sempre più fermo con il passare del tempo, il che può includere delineare le conseguenze se le tue esigenze non vengono soddisfatte. Ad esempio, “Se non rispetti il ​​contratto, sarò costretto a intraprendere un’azione legale”.

Pratica l’assertività in situazioni a basso rischio per aumentare la tua fiducia. Oppure chiedi ad amici o familiari se puoi prima praticare tecniche di assertività su di loro.

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